Mẫu hoá đơn Excel cho hoá đơn bán hàng cần được sắp xếp theo bố cục hợp lý, rõ ràng và có đầy đủ các thông tin cần thiết như:

Đối tượng sử dụng hóa đơn bán hàng

Căn cứ theo khoản 2, điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về đối tượng sử dụng hóa đơn bán hàng như sau:

“ 2. Hóa đơn bán hàng là hóa đơn dành cho các tổ chức, cá nhân như sau: a) Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp sử dụng cho các hoạt động: – Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa; – Hoạt động vận tải quốc tế; – Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu; – Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài. b) Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.

Như vậy, hóa đơn bán hàng được dùng cho các tổ chức, cá nhân phù hợp với các điều kiện sau đây:

Hướng dẫn cách hạch toán ghi sổ nghiệp vụ bán hàng xuất khẩu trên phần mềm Misa

Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng xuất khẩu, thông thường sẽ phát sinh các hoạt động sau:

Nhân viên kinh doanh ký kết hợp đồng bán hàng xuất khẩu với khách hàng

Đặt chỗ trên tàu để xếp và chuyển hàng

Phát hành chứng từ xuất khẩu: Hợp đồng, Hóa đơn, Tờ khai, Vận đơn, Chứng nhận xuất xứ

Khi hàng ra đến cảng, sẽ được làm thủ tục để thông quan

Khi hàng bắt đầu rời cảng, bộ chứng từ cũng sẽ được gửi tới cho khách hàng.

Nhân viên kinh doanh thông báo cho khách hàng để theo dõi và nhận hàng

Yêu cầu khách hàng thanh toán sau khi đã nhận hàng

Các bút toán định khoản hạch toán khi doanh nghiệp bán hàng xuất khẩu

a) Ghi nhận doanh thu bán hàng, thuế xuất khẩu

Trường hợp 1: Trường hợp tách ngay được thuế xuất khẩu phải nộp tại thời điểm giao dịch phát sinh

Trường hợp 2: Trường hợp không tách ngay được thuế xuất khẩu phải nộp tại thời điểm giao dịch phát sinh

- Xác định số thuế xuất khẩu phải nộp

c) Khi nộp thuế xuất khẩu vào ngân sách nhà nước

Các bước thực hiện hạch toán, ghi sổ nghiệp vụ bán hàng xuất khẩu trên phần mềm Misa

- Khai báo thông tin chi tiết về chứng từ bán hàng xuất khẩu:

+ Chọn loại chứng từ bán hàng là "Bán hàng xuất khẩu" => Chương trình sẽ mặc định luôn phương thức thanh toán là "Chưa thu tiền".

+ Tích chọn "Kiêm phiếu xuất kho".

CHÚ Ý: Với đơn vị Sử dụng hóa đơn điện tử và bán hàng thuộc trường hợp Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu thì tích chọn Xuất Khẩu vào khu phi thuế quan và các Trường Hợp được coi như Xuất Khẩu. khi đó, chương trình cho phép phát hành hóa đơn điện tử trên chứng từ bán hàng xuất khẩu.

+ Mục "Điều khoản Thanh Toán" (áp dụng với phương thức Chưa thu tiền): Chọn điều khoản đã được thiết lập trên danh mục "Điều khoản thanh toán", nếu có thỏa thuận về điều kiện thanh toán với khách hàng => Trường hợp đã thiết lập điều khoản thanh toán cho từng khách hàng tại danh mục "Khách hàng", thì chương trình sẽ tự động hiển thị sẵn thông tin này theo khách hàng được chọn. Khai báo thông tin chi tiết về chứng từ bán hàng xuất khẩu:

CHÚ Ý: Có thể theo dõi tình hình thanh toán công nợ với Nhà cung cấp theo điều khoản thanh toán.

+ Chọn "Loại tiền" => Tỷ giá sẽ được tự động lấy lên theo cách thiết lập tại danh mục "Loại tiền" (Có thể nhập lại tỷ giá theo đúng thực tế nếu cần).

+ Khai báo các mặt hàng được bán ra:

+ Khai báo các thông tin về thuế và hóa đơn:

+ Khai báo các thông tin xuất kho => "Giá vốn xuất kho" sẽ được chương trình tự động tính căn cứ vào phương pháp tính giá xuất kho đã được thiết lập trên "Hệ thống" => "Tùy chọn" => "Vật tư hàng hóa".

Mẫu hóa đơn bán hàng file Excel là một trong những mẫu file thông dụng được các doanh nghiệp sử dụng trong hoạt động bán hàng. Trên thực tế, kế toán cũng có thể biết đến mẫu này với tên gọi khác là mẫu hoá đơn bán lẻ, mẫu hoá đơn bán lẻ Excel. Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu bài viết dưới đây để nắm rõ hơn mẫu hóa đơn bán hàng file Excel mới nhất.

Hóa đơn bán hàng (hay còn gọi là hóa đơn bán hàng trực tiếp) là chứng từ ghi nhận giao dịch bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ cho tổ chức, doanh nghiệp.

Đây là loại hóa đơn mà chi cục Thuế cấp cho cá nhân hoặc tổ chức kinh doanh áp dụng phương pháp nộp thuế trực tiếp trong các giao dịch mua bán, cung cấp hàng hóa và dịch vụ. Đồng thời, hóa đơn bán hàng cũng được sử dụng cho hóa đơn bán lẻ tại các cửa hàng hay hộ kinh doanh cá nhân, không phải công ty. Những người áp dụng phương pháp nộp thuế trực tiếp này không sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng.

Lưu ý khi sử dụng mẫu hóa đơn bán hàng file excel

Khi sử dụng hóa đơn bán hàng file excel, bạn cần chú ý tính chính xác ghi trên hóa đơn:

Mẫu hóa đơn bán hàng là loại chứng từ gốc trong kế toán. Đây là căn cứ để toán kế toán sử dụng trong các trường hợp như: Dùng trong giao dịch mua bán hàng hóa ra nước ngoài; Quản lý thuế, giúp quá trình kê khai thuế dễ dàng và thuận tiện hơn

Sử dụng mẫu hóa đơn bán hàng file excel hay bất kỳ mẫu hóa đơn nào thì doanh nghiệp cũng cần đáp ứng đầy đủ quy định của pháp luật để tránh việc bị xử phạt hoặc những vấn đề nghiêm trọng hơn như sai sót thông tin kế toán. Giờ đây, các doanh nghiệp không cần quá lo lắng cho vấn đề này bởi lẽ đã có những phần mềm nhiều tính năng tiện ích như phần mềm kế toán online MISA AMIS, MISA SME…

Tham khảo ngay phần mềm kế toán online MISA AMIS để quản lý công tác tài chính – kế toán hiệu quả hơn.

Đào tạo/giải đáp miễn phí (qua Zoom)

Hóa đơn bán hàng có phải là hóa đơn điện tử không?

Căn cứ theo Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có giải thích về hóa đơn điện tử như sau:

“1. Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in. 2. Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó: a) Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua. Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn. b) Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế. 3. Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in là hóa đơn được thể hiện dưới dạng giấy do cơ quan thuế đặt in để bán cho tổ chức, cá nhân thuộc đối tượng và trường hợp được mua hóa đơn của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 23 Nghị định này để sử dụng khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.“

Do đó, hóa đơn bán hàng có thể được lập dưới dạng hóa đơn điện tử. Hóa đơn điện tử có thể có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử. Các tổ chức và cá nhân kinh doanh, khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, lập và ghi nhận thông tin trên hóa đơn này bằng phương tiện điện tử. Điều này cho phép tăng hiệu quả quản lý, giảm chi phí và đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch.

Ngoài ra, hóa đơn bán hàng có thể được lập dưới dạng hóa đơn giấy tùy theo sự lựa chọn của doanh nghiệp hoặc cá nhân kinh doanh.